Wat is cloud-ERP?

Een dienstverlener heeft jarenlang gewerkt met een server in de meterkast. De boekhouder werkt nu deels thuis, de directeur wil onderweg een offerte nakijken en de IT-leverancier moet telkens een verbinding instellen. Met cloud-ERP is dat anders: het ERP-systeem draait bij de leverancier en je opent het met een gewone browser, vanaf elke plek met internet.

Het praktische voordeel zit vooral in het beheer. Back-ups, beveiliging van de servers en nieuwe versies zijn het werk van de leverancier. Jij hoeft geen hardware te vervangen als die oud wordt en niemand in je team hoeft in het weekend een update te installeren.

Wat gaat er mis zonder? Een server die uitvalt of niet is bijgewerkt kan een bedrijf dagen stilleggen. Versies van bestanden lopen uiteen omdat collega's thuis met een kopie werken. En als de enige die de installatie begrijpt vertrekt, staat je administratie ineens op een systeem dat niemand meer durft aan te raken.

Cloud betekent niet dat alles vanzelf goed is. Let op waar de gegevens staan en wie ze beheert, hoe je ze zelf kunt exporteren als je ooit wilt overstappen, en wat er gebeurt als je internetverbinding wegvalt. Vraag ook hoe vaak het systeem wordt bijgewerkt en of je daar zelf iets van merkt.

Een cloudsysteem neemt de keuze voor een goede inrichting niet weg. Het blijft belangrijk dat je gegevens netjes worden overgezet en dat je team getraind is. Dat is het moment van de go-live: vanaf dan werk je echt in het nieuwe systeem en laat je de oude lijsten los.