Wat is go-live?

Een bedrijf heeft maandenlang gewerkt aan een nieuw systeem. Er is getest, gegevens zijn overgezet en medewerkers zijn getraind. Dan komt de dag waarop de eerste echte factuur uit het nieuwe systeem gaat. Dat is de go-live.

Het is geen verrassing maar een gepland moment. Een goede go-live kent een vaste datum, een lijst met wat er klaar moet zijn en iemand die beslist of het doorgaat. Kies het moment slim: begin van een nieuwe periode is vaak handiger dan midden in een drukke maand, omdat je dan geen halve periode in twee systemen hoeft te boeken.

Wat gaat er mis? Gegevens zijn niet volledig overgezet, medewerkers weten niet hoe ze een order invoeren, of de oude werkwijze loopt naast de nieuwe door en niemand weet welk systeem leidend is. Een goede datamigratie vooraf voorkomt het eerste, goede oefening het tweede, en een duidelijke afspraak over de einddatum van het oude systeem het derde.

Plan na de start extra aandacht in. Er komen altijd vragen, kleine fouten en situaties die niemand had bedacht. Zorg dat er iemand bereikbaar is die snel kan helpen en dat het eigen team weet bij wie het moet zijn. Een eerste factureerronde die je extra controleert, helpt om fouten vroeg te vangen.

Een ERP of cloud-ERP in gebruik nemen is geen eindpunt. Na de go-live kijk je wat goed loopt en wat nog aangepast moet worden.

Leg ook vast wat je doet als het misgaat. Weet vooraf onder welke omstandigheden je terugvalt op de oude werkwijze en wie die beslissing neemt.