Wat is datamigratie?

Een bedrijf stapt over van een oud boekhoudpakket en een aantal Excelbestanden op een nieuw systeem. Op de eerste dag moeten de klanten, leveranciers, artikelen en openstaande facturen er al in staan. Het overzetten daarvan is de datamigratie.

Het klinkt als kopiëren, maar het is meer. Oude gegevens bevatten dubbelingen, verouderde klanten, artikelen die al jaren niet meer verkocht zijn en velden die in het nieuwe systeem anders heten of niet bestaan. Je moet beslissen wat je meeneemt, wat je opschoont en hoe oude velden in nieuwe velden passen.

Zonder zorgvuldige migratie neem je de rommel mee. Dubbele relaties leiden tot dubbele betalingen, een verkeerd artikelnummer tot een verkeerde levering en verkeerde openstaande posten tot een openingsbalans die niet klopt. Fouten die je nu maakt, vind je later moeilijk terug.

Let op drie dingen. Bepaal vooraf welke gegevens je nodig hebt; meer meenemen is niet altijd beter. Controleer na het laden of de totalen overeenkomen met het oude systeem. En plan de migratie zo dat je kunt testen voordat je echt overgaat, want want dat bepaalt wanneer de go-live kan plaatsvinden.

Een migratie is ook een kans. Ruim op wat je niet meer gebruikt, geef artikelen een eenduidig nummer en leg vast wie waarvoor verantwoordelijk is. Zo begint een nieuw ERP met een schone basis.

Wijs iemand aan die de gegevens kent en kan beoordelen of het resultaat klopt. Dat is meestal iemand uit het bedrijf zelf, niet degene die de bestanden laadt. Laat die persoon vooraf een steekproef nakijken: klanten, artikelen en openstaande posten.