Wat is een artikelnummer?

Een groothandel verkoopt duizenden artikelen. Een omschrijving als "rvs bout" kan van alles zijn. Met een artikelnummer is het één specifiek artikel, met één prijs, één voorraad en één leverancier.

Het nummer loopt door je hele bedrijf: in de offerte, op de pakbon, in de prijslijst, bij de inkoop en op de factuur. Heeft elke afdeling een eigen manier van noemen, dan moet iemand steeds vertalen en gaat dat vroeg of laat mis. Eén nummer dat iedereen gebruikt, voorkomt dat.

Wat gaat er mis? Hetzelfde product staat dubbel onder twee nummers, waardoor de voorraad verspreid raakt en niemand de echte stand ziet. Of een nummer wordt hergebruikt voor een ander product, en oude orders en rapporten kloppen ineens niet meer. Ook losse spreadsheets met eigen codes zorgen voor verwarring.

Denk vooraf na over de opbouw. Nummers met veel betekenis, zoals de leverancier of de maat erin, lijken handig maar worden lastig als iets verandert. Een korte, vaste code met de eigenschappen apart vastgelegd houdt het beheersbaar. Gebruik een nummer niet twee keer, ook niet nadat een artikel is gestopt.

Het artikelnummer is van jou; de EAN-code komt van buiten en identificeert hetzelfde product bij leveranciers en afnemers. Bij een overstap naar een nieuw systeem is het artikelnummer vaak de sleutel waaraan je alles ophangt, dus het loont om je lijst eerst op te schonen, zeker bij datamigratie.

Spreek tot slot af wie nieuwe nummers aanmaakt. Als iedereen dat zelf mag, groeit de lijst met dubbelingen en onduidelijke omschrijvingen. Laat één persoon of een klein team controleren of een nieuw artikel al bestaat.