Wat is een EAN-code?

Een groothandel krijgt een zending van een leverancier. De ontvanger scant de streepjescode op elke doos en het systeem weet meteen welk artikel het is. Zonder die code moet iemand elke omschrijving lezen en met de hand opzoeken.

De code is nuttig juist omdat hij van buiten komt. Je eigen artikelnummer is alleen voor jou betekenisvol; de EAN-code kent iedereen in de keten. Webshops, marktplaatsen en afnemers vragen er vaak om, en je gebruikt hem om artikelen van een leverancier te koppelen aan je eigen administratie.

Wat gaat er mis? Dezelfde code staat bij twee artikelen, een nieuwe verpakkingsvariant krijgt geen eigen code, of de code is bij het overtypen een cijfer verschoven. Dan scant het magazijn het verkeerde artikel en kloppen voorraad en pakbon niet meer.

Houd een paar zaken in de gaten. Elke variant van een product, bijvoorbeeld een andere maat of kleur, heeft meestal een eigen code. De code staat vast bij het artikel en hoort in de centrale artikelgegevens, niet in losse lijsten bij verschillende afdelingen. En controleer codes die je van leveranciers overneemt voordat je ze in bulk laadt.

Een EAN-code vervangt je eigen artikelnummer niet. Je gebruikt beide: de code om extern te herkennen, het artikelnummer voor je eigen werk, je prijslijst en je bestellingen.

Zorg dat de code ook op de verpakking of het etiket staat zoals in je gegevens. Een scan die niets vindt, kost elke keer een medewerker tijd om uit te zoeken. Test daarom een paar scans in het magazijn voordat je alles in gebruik neemt.