Wat is een pakbon?

Een groothandel in installatiemateriaal stuurt dertig artikelen naar een klant. Bij de levering zit een document waarop staat wat er is verstuurd. De ontvanger telt na, zet zijn handtekening of meldt een afwijking. Dat is de pakbon.

De pakbon is het bewijs van wat er is geleverd, en dat heb je nodig als een klant later zegt dat er iets ontbrak of beschadigd was. Hij staat los van de verkoopfactuur: de pakbon zegt wat er geleverd is, de factuur zegt wat de klant moet betalen. Vaak staan er daarom geen prijzen op.

Zonder pakbon wordt het gedoe. Je kunt niet aantonen wat er is meegegaan, de klant betwist de factuur en je weet niet of een deellevering al is verstuurd. Bij deelleveringen is het extra belangrijk dat elke zending een eigen pakbon heeft, die terug te leiden is naar de orderbevestiging waarop de klant besteld heeft.

Let op de gegevens die erop moeten staan: het ordernummer, het afleveradres, de omschrijving en het artikelnummer per regel en het aantal. Ontvangers zoeken vaak op artikelnummer, dus dat moet overeenkomen met hun eigen bestelling. Zorg ook dat de pakbon wordt gemaakt vanuit dezelfde order als de factuur, zodat die twee niet uit elkaar lopen.

In het magazijn dient dezelfde order vaak ook als basis voor het picken: wat op de pakbon staat, hoort straks in de doos te zitten.

Bewaar de pakbonnen ook. Bij een klacht, een retour of een controle van de administratie wil je terug kunnen vinden wat er precies naar wie is gegaan, en wanneer. Een gescande kopie bij de order is meestal genoeg.