Wat is een orderbevestiging?

Een klant belt of mailt een bestelling door. Jij schrijft het op, maar begrijp je elkaar wel? Met een orderbevestiging stuur je terug wat je hebt genoteerd: de artikelen, de aantallen, de prijzen, het afleveradres en de verwachte leverdatum.

Meestal volgt de orderbevestiging op een offerte die de klant heeft geaccepteerd. Daarna gaat de order de planning in, volgt de pakbon bij de levering en later de factuur. De orderbevestiging is dus het moment waarop een voorstel een afspraak wordt.

Zonder orderbevestiging ontstaan de discussies pas na de levering. De klant dacht dat het goedkoper was, een korting is niet doorgegeven, of de leverdatum was nooit zo afgesproken. Met een bevestiging die de klant heeft gezien, heb je iets in handen om op terug te vallen.

Let erop dat de bevestiging uit dezelfde gegevens komt als de rest van de keten. Als je een order één keer invoert en de bevestiging, de levering en de verkoopfactuur daar allemaal uit voortkomen, kunnen ze niet van elkaar afwijken. Handmatig overtypen is waar de fouten ontstaan.

Vermeld ook je voorwaarden en wat er gebeurt als de klant iets wil wijzigen. Geef duidelijk aan tot wanneer een wijziging nog kan, zodat het niet pas bij de levering ter sprake komt.

Controleer de bevestiging ook zelf voordat je hem verstuurt. Een snelle blik op prijzen, aantallen en leverdatum voorkomt de meeste misverstanden, en kost veel minder tijd dan een herstelde levering. Zeker bij grotere orders is die minuut goed besteed, omdat de klant dan niet pas bij ontvangst ontdekt dat er iets anders staat dan afgesproken.