Wat is een offerte?

Wie iets verkoopt, doet meestal eerst een voorstel. Een schoonmaakbedrijf, een groothandel of een kleine producent stuurt de klant een prijs voor een bepaalde levering of klus. Dat voorstel is de offerte.

Een goede offerte zegt precies wat erbij hoort en wat niet, wat de prijs is, wat de levertijd of uitvoering is, tot wanneer het voorstel geldt en welke voorwaarden gelden. Hoe preciezer, hoe minder discussie achteraf. De prijzen komen idealiter uit je prijslijst of uit afspraken met die klant.

Accepteert de klant, dan stuur je een orderbevestiging en gaat de order de uitvoering in. Laat je de offerte los van de rest liggen, dan moet iemand alles opnieuw intypen en sluipen er afwijkingen in tussen wat is beloofd en wat wordt gefactureerd.

De problemen zijn bekend. Offertes staan in losse Word- of Excelbestanden, niemand weet welke versie de laatste is, en er is geen overzicht van wat er open staat. Dan mis je opvolging: een voorstel waar de klant nooit meer iets over hoorde, blijft liggen en wordt geen order.

Voor werk dat uit uren en materialen bestaat, is de offerte ook het startpunt van je nacalculatie. Wat je vooraf hebt ingeschat, vergelijk je later met wat het echt kostte. Zo wordt de volgende offerte beter.

Spreek ook intern af wie een offerte mag maken en tot welke korting. Zo blijft de prijs die de klant ziet, de prijs waar je achter staat. Leg ook vast wanneer een voorstel vervalt, zodat een oude prijs niet maanden later nog wordt opgeëist.