Urenregistratie en projectfacturatie in Uniconta

Een project start meestal met een offerte of een afspraak over een vast bedrag of een uurtarief. Vanaf dat moment maken medewerkers uren, rijden ze kilometers en doen ze uitgaven voor het project. Dat vastleggen heet urenregistratie. Bij een klein bedrijf gebeurt het vaak op papier, in een spreadsheet of aan het eind van de week uit het geheugen. Dat levert onnauwkeurige uren op, en dus onnauwkeurige facturen.

Om te factureren moet iemand uren, materialen en kosten verzamelen en controleren of ze goedgekeurd zijn. Sommige projecten factureer je in één keer, andere in termijnen naarmate het werk vordert, en soms is er een nulfactuur nodig om werk administratief af te sluiten. Wie uren factureren met de hand doet, vergeet regelmatig iets, en dat is direct omzet die je niet krijgt. Goede projectadministratie betekent dat je per project ziet wat er is begroot, wat er is besteed en wat er nog openstaat.

Tussen het werken en het factureren zit een tussenstap die vaak onderschat wordt, namelijk onderhanden werk. Werk dat is gedaan maar nog niet gefactureerd, heeft een waarde die in de administratie zichtbaar moet zijn. De nacalculatie na afloop laat zien of het project heeft opgeleverd wat je ervan verwachtte. Wil je kosten ook buiten het project analyseren, dan helpt een indeling per kostenplaats of kostendrager.

Een voorbeeld uit de praktijk. Een installatiebedrijf werkt aan tien projecten tegelijk, met monteurs die op wisselende locaties werken. Als elke monteur zijn uren en kilometers direct op de telefoon invult, kan het kantoor aan het eind van de week zonder zoekwerk factureren. Als de uren pas op vrijdagmiddag uit het geheugen worden opgeschreven, ontbreken er altijd uren. Het verschil tussen die twee werkwijzen zit vaak niet in de software, maar in de afspraak dat uren dezelfde dag worden vastgelegd. Een goede inrichting maakt die afspraak makkelijk na te leven, en zorgt dat de gegevens daarna maar één keer hoeven te worden ingevoerd.

Uniconta is cloud-gebaseerde ERP- en boekhoudsoftware. Je registreert uren, kilometers en onkosten en volgt de financiële voortgang en resultaten per project. Je kunt direct vanuit het project factureren op basis van geregistreerde uren, materialen en kosten. Voortgangsfacturatie en nulfacturen zijn mogelijk.

Per project kun je een budget vastleggen en een prijs per medewerker of per project instellen. Er is een goedkeuringsflow, waarbij uren de status klaar voor facturatie of in afwachting krijgen. Onderhanden werk kan per projectgroep wel of niet worden geboekt en wordt bij het factureren geëlimineerd. Met de Assistent-app, ook wel Werk-app genoemd, kunnen medewerkers hun uren registreren, ook offline.

Over een paar zaken doen we geen uitspraken. We beweren niet dat klanten uren online kunnen goedkeuren, en verlof, afwezigheid of resourceplanning behandelen we hier niet. Heb je daar behoefte aan, dan bespreken we vooraf wat wel en niet binnen de standaard past.