Wat is een kostendrager?

Een kleine producent verkoopt drie soorten producten. Er zijn materialen, loonkosten en machinekosten, en die moeten op de een of andere manier terug te vinden zijn in de kostprijs van elk product. De producten zijn de kostendragers: de dingen waaraan de kosten uiteindelijk blijven hangen.

De kostenplaats is makkelijk te verwarren met de kostendrager. Een kostenplaats beantwoordt de vraag waar in het bedrijf de kosten zijn ontstaan, zoals de werkplaats of de verkoopafdeling. Een kostendrager beantwoordt de vraag waarvoor ze zijn gemaakt, zoals dit product, dit project of deze klantorder. Werktijd in de werkplaats is dus een kost van de kostenplaats werkplaats en tegelijk van de kostendrager van die order.

Directe kosten, zoals de grondstoffen voor een bepaalde order, wijs je rechtstreeks aan een kostendrager toe. Indirecte kosten, zoals huur of leidinggevenden, verdeel je meestal eerst over kostenplaatsen en daarna met een verdeelsleutel over de kostendragers. Zo bouw je stap voor stap een kostprijs op.

Wat gaat er mis zonder kostendragers? Een dienstverlener die alleen het totaal van de kosten kent, weet niet welke klant of welk project geld oplevert en welke geld kost. Het bedrijf prijst dan op gevoel, en een verlieslatend project valt pas op bij de jaarcijfers.

Bij een project of bestelling is de nacalculatie het moment waarop je de werkelijke kosten van een kostendrager naast de begrote legt. Dat lukt alleen als de kosten tijdens het werk al aan de kostendrager zijn geboekt, en niet pas achteraf uit een stapel facturen zijn samengesteld.

Begin klein. Kies de kostendragers waarover je echt iets wilt beslissen, en leg vast hoe kosten eraan worden toegewezen. Een verdeelsleutel die niemand kan uitleggen, levert getallen op waar niemand op vertrouwt.