Wat is een kostenplaats?

Een groothandel met een magazijn, een verkoopteam en een kantoor krijgt één huurfactuur en één energiefactuur. Op de grootboekrekening huisvesting staat dan een totaal, maar niemand ziet welk deel bij welk onderdeel hoort. Met kostenplaatsen verdeel je diezelfde kosten over de plekken waar ze ontstaan.

Het verschil met de grootboekrekening is eenvoudig. De rekening zegt wat voor soort kosten het is, zoals huur, salarissen of reiskosten. De kostenplaats zegt waar ze zijn gemaakt. Samen geven ze twee blikken op dezelfde boeking, zonder dat je rekeningschema uitdijt met een aparte rekening per afdeling.

Dat helpt bij het bewaken van budgetten. De leidinggevende van het verkoopteam ziet de eigen kosten naast het eigen budget, niet het totaal van het bedrijf. Groeit je bedrijf of wil je afdelingen vergelijken, dan geeft een vaste indeling rust. In de winst-en-verliesrekening kun je de kosten dan per kostenplaats uitsplitsen.

Een kostenplaats is een plek in de organisatie. Wil je kosten juist zien per product, project of order, dan gaat het om een kostendrager. In de praktijk gebruiken bedrijven vaak allebei: eerst de kosten naar de plek, daarna naar waarvoor ze zijn gemaakt.

Waar let je op? Houd de lijst kort en logisch. Een korte lijst levert meer op dan een lange waarvan niemand de keuzes begrijpt. Spreek af wie een nieuwe kostenplaats mag aanmaken en boek consequent. Als een groot deel van de facturen zonder kostenplaats binnenkomt, zijn de overzichten niet te vertrouwen en neemt niemand ze serieus. Controleer bij de maandafsluiting dus kort of alles een kostenplaats heeft gekregen.