Wat is een grootboekrekening?

Een installatiebedrijf ontvangt een inkoopfactuur voor leidingmateriaal. Die factuur wordt niet zomaar ergens opgeslagen: het bedrag wordt geboekt op de rekening voor inkoopkosten, en tegelijk op de rekening van de leverancier die nog betaald moet worden. Beide vakjes zijn rekeningen in het grootboek, elk met een nummer en een naam.

Rekeningen zijn er voor bezittingen, schulden, opbrengsten en kosten. De eerste twee vormen samen de balans, de laatste twee de winst- en verliesrekening. Met een goede indeling zie je meteen waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat.

Wat gaat er dan mis? Te weinig rekeningen en alles belandt op één bak met 'overige kosten', waardoor je niets kunt sturen. Te veel rekeningen en niemand weet meer welke de juiste is, dus dezelfde kosten verschijnen op drie plekken. Ook rekeningen die nooit worden opgeschoond, bijvoorbeeld een tussenrekening vol oude bedragen, zijn een bekende bron van gedoe.

Let op een logische nummering en duidelijke namen. Laat een rekening niet voor twee dingen dienen, anders zeggen de saldi niets meer. Wil je kosten per afdeling of project zien, maak dan niet voor elk een eigen rekening, maar gebruik een kostenplaats. Dat houdt de indeling kort en de rapportage rijk.

Veel bedrijven in Nederland gebruiken een standaardcodering, het referentie grootboekschema. Wie daarop aansluit, hoeft niet zelf een indeling te verzinnen en maakt het de accountant en de software makkelijker. Spreek wel af wie nieuwe rekeningen mag toevoegen, anders groeit de lijst ongemerkt en komt dezelfde kostensoort straks op twee plekken terecht.