Wat is het referentie grootboekschema?

Stel dat je van boekhoudprogramma wisselt, of van accountant. Elk programma en elk kantoor had tot nu toe zijn eigen rekeningnummers en namen, dus bij een overstap moest iemand uitzoeken welke rekening bij welke hoort. Het Referentiemodel Grootboekschema, kortweg RGS, lost dat op: één gemeenschappelijke codelijst die in Nederland breed wordt gebruikt.

De standaard geeft elke soort rekening een vaste code, van bankrekening tot omzet en van afschrijving tot huisvestingskosten. Jouw eigen rekeningen in het grootboek kun je aan zo'n code koppelen. Je mag zelf nog steeds nummers en namen kiezen die bij je bedrijf passen. De koppeling aan de code zorgt ervoor dat anderen toch begrijpen wat erachter zit.

Wat gaat er mis zonder? Bij elke overgang of rapportage aan een bank of accountant moet een grootboekrekening handmatig worden vertaald. Dat kost tijd en geeft fouten, bijvoorbeeld als twee kostenposten onbedoeld op één regel in een overzicht terechtkomen.

Let op hoe ver je de standaard wilt volgen. Een klein bedrijf heeft genoeg aan een beperkte selectie. Vraag je accountant welke codes hij nodig heeft en koppel alleen die rekeningen. Controleer na de koppeling of de totalen overeenkomen met je kolommenbalans, zodat er niets zoek raakt.

Het schema is geen wet en geen verplichting voor elk bedrijf. Het is een afspraak om dezelfde taal te spreken. Hoe beter die gedeelde taal wordt gebruikt, hoe minder je tijd kwijt bent aan vertalen. Zeker bij een nieuwe inrichting van je administratie of een overstap naar andere software is het verstandig er meteen rekening mee te houden.