Wat is het grootboek?

Een kleine producent verkoopt, koopt in, betaalt salarissen en ontvangt geld van klanten. Elke dag ontstaan tientallen boekingen. Het grootboek is de plek waar al die boekingen uiteindelijk samenkomen, gesorteerd per soort. Wil je weten hoeveel je dit kwartaal aan brandstof hebt uitgegeven of hoeveel klanten je nog schuldig zijn, dan kijk je daar.

Alles in je administratie voedt het grootboek: verkoop- en inkoopfacturen, bankmutaties, afschrijvingen en handmatige correcties. Elke regel hoort bij een grootboekrekening, en elke boeking wordt vastgelegd als een journaalpost met een vaste datum en omschrijving.

Wat gaat er mis bij een rommelige opzet? Rekeningen die door elkaar lopen, drie rekeningen voor hetzelfde soort kosten, boekingen zonder duidelijke omschrijving. Dan kan niemand zeggen waarom de winst lager uitvalt dan verwacht, en de accountant besteedt zijn tijd aan uitzoeken in plaats van aan controleren.

Let op drie dingen. Houd de indeling zo eenvoudig mogelijk, met rekeningen die passen bij hoe je bedrijf geld verdient. Gebruik waar het kan een standaardindeling, zodat je accountant en je software elkaar begrijpen. En controleer regelmatig de saldi, bijvoorbeeld met een kolommenbalans, voordat fouten zich opstapelen.

Hoe nauwkeuriger je boekt, hoe meer je er later uit kunt halen, zoals een overzicht per klant of per soort kosten. Het grootboek is ook de basis voor al je rapportage. Een winst- en verliesrekening of balans is niets anders dan een gesorteerde weergave van wat in het grootboek staat. Klopt het grootboek, dan kloppen de rapporten. Zorg daarom dat één persoon of één vaste werkwijze bepaalt hoe er geboekt wordt.