Wat is een journaalpost?

Een klant betaalt een openstaande factuur. Op je bankrekening komt geld binnen, en tegelijk is de klant je niets meer schuldig. In de boekhouding wordt dat als één boeking vastgelegd: het bedrag gaat op de bank erbij en bij de debiteur eraf. Die ene boeking, met haar twee kanten, is de journaalpost.

Elke post krijgt een datum, een omschrijving en een verwijzing naar het bewijs, zoals een factuurnummer. Ze worden verzameld in dagboeken, bijvoorbeeld een dagboek voor verkoop, inkoop en bank. Zo kun je later per soort terugzoeken wat er is gebeurd. De posten voeden het grootboek.

Wat gaat er mis? Een boeking op de verkeerde rekening, een bedrag dat twee keer wordt ingevoerd of een post zonder duidelijke omschrijving. Die fouten vallen vaak pas maanden later op, als de accountant vraagt waarom een saldo niet klopt. Dan moet iemand terug door de boekingen.

Let op een paar gewoonten. Boek zo dicht mogelijk bij de gebeurtenis, met een omschrijving die ook een ander begrijpt. Verander geen bestaande post stilletjes, maar corrigeer met een nieuwe boeking, zodat de geschiedenis zichtbaar blijft. Wie een bedrag later wil terugvinden, ziet dan precies wat er is gebeurd. Voor correcties die je zelf bedenkt, zoals het verdelen van een jaarlijkse kostenpost, gebruikt een boekhouder een memoriaal.

Een boeking waarvan de twee kanten niet in evenwicht zijn, kan een goed systeem meestal niet eens verwerken. Handmatig boeken blijft nodig, maar het hoort de uitzondering te zijn. Hoe meer boekingen vanzelf uit facturen en bankmutaties ontstaan, hoe minder fouten en hoe sneller de maandafsluiting klaar is.