Wat is een maandafsluiting?

Een dienstverlener wil op de tiende van de maand weten hoe de vorige maand is gelopen. Omzet, kosten en wat nog openstaat moeten dan kloppen. Dat lukt alleen als alle facturen zijn verwerkt, de bank is bijgewerkt en niemand later nog iets in die maand boekt.

Praktisch betekent dat een vaste volgorde: inkoop- en verkoopfacturen compleet, bankmutaties verwerkt, openstaande posten gecontroleerd, en correcties gedaan met een journaalpost. Daarna kijk je met een kolommenbalans of de saldi logisch zijn voordat je de maand afsluit.

Wat gaat er mis zonder vast ritme? Cijfers veranderen achteraf, omdat een late factuur nog in een oude maand wordt geboekt. Je ziet te laat dat een kostenpost ontbreekt. En de btw-cijfers wijken af, want de btw-aangifte leunt op een correcte afsluiting van de periode.

Let op een paar zaken. Maak een korte lijst met wat elke maand moet gebeuren en wie het doet. Houd rekening met vooruitbetaalde of nog te ontvangen bedragen, die je over de maanden verdeelt. En sluit de periode echt af, zodat niemand er per ongeluk nog in boekt.

Hoe uitgebreid je afsluiting moet zijn, hangt af van je bedrijf. Overleg met je boekhouder welke controles voor jou echt nodig zijn. Een korte terugblik helpt: wat kostte deze maand het meeste tijd, en welke fout kwam vorige maand al voor? Pas de lijst daarop aan, zodat de afsluiting elke keer iets soepeler loopt dan de vorige. Zo wordt het een vaste gewoonte in plaats van een eenmalige inhaalslag aan het eind van het jaar.