Wat is de btw-aangifte?

Een bedrijf verkoopt producten en rekent daarover btw aan klanten. Het koopt ook in en betaalt btw aan leveranciers. Eens per periode zet het die twee naast elkaar: wat je hebt gerekend min wat je hebt betaald, en het saldo gaat naar de Belastingdienst of komt terug.

De aangifte is opgedeeld in vakken, bijvoorbeeld voor leveringen in Nederland, voor leveringen naar andere landen en voor btw die je mag terugvragen. Het werk zit er vooral in dat elke boeking de juiste btw-code heeft, zodat de bedragen in het juiste vak terechtkomen.

Wat gaat er mis? Een inkoopfactuur wordt zonder of met een verkeerde code geboekt, een factuur wordt in de verkeerde periode verwerkt, of een buitenlandse klant krijgt een verkeerde behandeling. Dan klopt het saldo niet en moet je achteraf corrigeren. Zeker bij levering naar het buitenland speelt ook btw verlegd of een ICP-opgave een rol.

Let op een nette afsluiting van de periode. Als de boekhouding bijgewerkt is, de btw-codes zijn gecontroleerd en de periode is afgesloten voordat je de cijfers neemt, hoef je weinig te corrigeren. Dat hoort bij de maandafsluiting. Bewaar ook een kopie van wat je hebt ingediend, zodat je later kunt terugvinden waarop de cijfers waren gebaseerd.

Hoe een bepaalde transactie precies in de aangifte hoort, bevestigt je boekhouder of accountant. Maak daar liever vooraf afspraken over dan achteraf. Voor een bedrijf met veel kleine verkopen kan één onduidelijke btw-code al honderden boekingen raken. Bekijk daarom voor je de aangifte opmaakt een overzicht per btw-code, en let op bedragen die ongebruikelijk groot of klein zijn.