Wat is btw verlegd?

Normaal rekent de leverancier btw aan de klant en draagt die af. Bij verlegging gaat dat anders: de leverancier rekent geen btw, en de afnemer doet de aangifte van de btw en trekt die, als hij daar recht op heeft, ook weer af. Per saldo kost het de afnemer dan meestal niets, maar de administratie moet beide kanten laten zien.

Zo’n regeling komt voor bij bepaalde diensten en leveringen aan ondernemers, bijvoorbeeld bij werk over de grens of in bepaalde sectoren. Het precieze geval bepaalt of verlegging geldt, en dat is iets wat je met je boekhouder of accountant bevestigt, niet iets wat je op gevoel beslist.

Wat gaat er mis? Een verkoper rekent per ongeluk wel btw aan, of juist niet terwijl het had gemoeten. De koper boekt de inkoop zonder de verlegde btw, waardoor de btw-aangifte niet klopt. Of de vermelding op de factuur ontbreekt. Zulke fouten komen vaak pas na maanden aan het licht.

Let daarom op de btw-code van de boeking, op de tekst op de verkoopfactuur en op het btw-nummer van de afnemer. Bij leveringen binnen de EU hoort daar ook de intracommunautaire levering bij, en soms een ICP-opgave.

Maak voor terugkerende situaties een vaste afspraak over welke code je gebruikt, zodat niet elke medewerker zelf moet gokken. Dat scheelt discussie en achteraf corrigeren. Leg die afspraak ook vast voor nieuwe collega’s, bijvoorbeeld in een korte werkinstructie bij de inkoop- en verkoopadministratie. Zo blijft de behandeling gelijk, ook als iemand met vakantie is of de bezetting wisselt.