Wat is een verkoopfactuur?

Een groothandel levert een pallet aan een winkelier en een installatiebedrijf rondt een klus af. Beide sturen daarna een verkoopfactuur. Pas met die factuur ontstaat in je boekhouding de vordering op de klant en vragen je klant en jij je af wanneer er betaald wordt.

Wat staat erop? Je eigen gegevens en die van de klant, een factuurnummer en -datum, een omschrijving van wat je hebt geleverd, het bedrag met en zonder btw, de betalingstermijn en je rekeningnummer. Facturen krijgen een doorlopend nummer, zodat ze goed terug te vinden zijn. Wat verder verplicht is, hangt af van de situatie. Vraag het je accountant als je twijfelt.

De factuur klopt alleen als het onderliggende werk klopt. Wat je factureert, moet overeenkomen met wat is besteld en geleverd, tegen de afgesproken prijs en korting. Verschillen leiden tot discussie en late betaling. Daarom loont het om orderdata maar één keer in te voeren en daarna te hergebruiken, in plaats van te overtypen.

Na verzending bewaak je de betaling. Komt het geld binnen, dan koppel je de betaling via afletteren aan de factuur. Zat er een fout in, dan corrigeer je niet door de factuur te wijzigen, maar met een creditnota.

Wil je een klant vooraf al een overzicht van het te betalen bedrag geven, bijvoorbeeld voor een vooruitbetaling, dan kan dat met een pro forma factuur. Die is geen echte factuur en maakt geen vordering aan. Pas na levering volgt de verkoopfactuur zelf. Let ook op de btw-gegevens van de klant en het land van levering, want die bepalen hoe de btw op de factuur wordt behandeld. Twijfel je, vraag het dan je accountant.