Wat is een creditnota?

Een klant stuurt een deel van een levering terug omdat het verkeerde formaat is geleverd. De verkoopfactuur is al verstuurd, dus de klant moet minder betalen dan er nu op staat. Je past die factuur niet aan. Je maakt een nieuw document aan dat het bedrag terugdraait: de creditnota.

Waarom niet de oude factuur wijzigen? Omdat die al is verstuurd, mogelijk al is meegenomen in de btw-aangifte en in de boeken van de klant staat. Een creditnota krijgt een eigen nummer en verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Zo blijft de volgorde van boekingen controleerbaar en kan iedereen zien wat er is gebeurd.

De creditnota werkt op de btw mee. Wat je terugdraait, corrigeert ook de btw over dat deel, in de aangifte van de periode waarin je de creditnota boekt. Weet je niet zeker hoe je een bijzondere situatie behandelt, vraag het dan je accountant.

Een creditnota komt ook de andere kant op. Stuurt een leverancier jou een creditnota, bijvoorbeeld voor gebroken goederen, dan verlaagt die een eerdere inkoopfactuur. Boek haar dan op dezelfde manier en koppel haar aan de oorspronkelijke factuur.

Wat gaat er mis? Een creditnota wordt vergeten of staat niet aan de oorspronkelijke factuur gekoppeld, waardoor de klant een herinnering krijgt voor een bedrag dat hij niet meer verschuldigd is. Spreek daarnaast duidelijk af of het tegoed wordt uitbetaald of verrekend met een volgende factuur, en leg dat vast. Een creditnota gaat ook niet zomaar de deur uit: laat iemand anders dan de maker haar goedkeuren, want ze verlaagt je omzet en kan misbruikt worden.