Wat is een inkoopfactuur?

Een dienstverlener krijgt een factuur van de verhuurder van het kantoor, een groothandel een factuur voor een zending goederen. Beide zijn inkoopfacturen. Ze komen per post, per e-mail of steeds vaker als gestructureerd bestand via e-facturatie.

Wat staat erop? De naam en gegevens van de leverancier, een factuurnummer en -datum, een omschrijving van wat is geleverd, het bedrag met en zonder btw, de betalingstermijn en het rekeningnummer. Wat precies verplicht is, hangt af van de situatie. Vraag het je accountant als je twijfelt, en vraag bij ontbrekende gegevens een gecorrigeerde factuur aan.

Voor je administratie doet de inkoopfactuur twee dingen. Ze maakt een schuld aan de leverancier, die je via crediteurenbeheer bewaakt tot je betaalt. En ze bepaalt mede de btw die je in de btw-aangifte kunt verrekenen, als aan de voorwaarden is voldaan. Een verkeerd geboekte factuur kan dus leiden tot een verkeerde aangifte.

Controleer voordat je boekt. Klopt het bedrag met de bestelling? Is alles geleverd? Bij handelsgoederen vergelijk je de factuur met de bestelling en de goederenontvangst, de zogenoemde driewegcontrole. Zo betaal je niet voor wat niet is gekomen. Let ook op dubbele facturen en op een rekeningnummer dat opeens anders is.

Bewaar de factuur bij de boeking, zodat je bij een controle snel de stukken hebt. Een vaste route van binnenkomst via goedkeuring naar betaling voorkomt dat facturen blijven liggen, en dat de leverancier achter je geld aan moet. Een factuur die niet is goedgekeurd of niet is geboekt, staat ook niet in je overzicht van wat je nog moet betalen. Daardoor lijkt je financiële positie beter dan ze is.