Inkoopsoftware: inkoopbeheer in Uniconta

Het inkoopproces begint meestal met een behoefte. Een groothandel ziet dat een artikel opraakt, een dienstverlener heeft materiaal nodig voor een opdracht, een kleine producent mist grondstof. Iemand bepaalt bij welke leverancier je bestelt, tegen welke prijs en met welke afspraken. Die afspraken leg je vast in een inkooporder. Een inkooporder is de opdracht aan de leverancier, maar ook je eigen bewijs van wat je hebt afgesproken.

Daarna komt de levering. Iemand controleert wat er binnenkomt: klopt het aantal, is het het juiste artikel, is er iets beschadigd. In een bedrijf met voorraad is dit het moment waarop je de goederenontvangst vastlegt, zodat de voorraad in je administratie overeenkomt met wat er echt in het magazijn staat. In een dienstverlenend bedrijf gaat het om het bevestigen dat het werk of de levering is gedaan.

Als laatste volgt de inkoopfactuur. Die vergelijk je met de order en met de ontvangst. Komen die drie overeen, dan kan de factuur door naar betaling. Wijkt er iets af, dan ga je terug naar de leverancier. Dit controleren van order, ontvangst en factuur is de kern van een betrouwbaar inkoopproces, en het sluit aan op je crediteurenbeheer.

Naast losse bestellingen kent bijna elk bedrijf terugkerende inkoop: abonnementen, onderhoudscontracten, licenties, huur van apparatuur. Die loop je niet telkens opnieuw door. Je wilt dat ze volgens een vast ritme terugkomen, met een duidelijke einddatum, zodat je niet onverwacht doorbetaalt voor iets dat je niet meer gebruikt.

Wat een kleiner bedrijf vooral nodig heeft, is eenvoud en discipline. Een vaste manier om te bestellen, één plek waar leveranciers staan, en de afspraak dat niets de deur uitgaat zonder inkooporder. Dat vraagt geen groot team. Het vraagt dat de software het makkelijk maakt om het goed te doen, en moeilijk om er omheen te werken. Zodra iedereen dezelfde gegevens gebruikt, kun je ook sneller antwoord geven op vragen als: wat staat er nog open bij deze leverancier, en wat is er vorige maand besteld?

Uniconta is cloud-ERP en boekhoudsoftware, en inkoop is een van de onderdelen. Je legt inkooporders vast, ook terugkerende inkooporders voor abonnementen en servicecontracten, en je bewaart ze in een inkooporderarchief. Op elke orderregel kun je kortingen en betalingstermijnen opnemen, zodat de afspraken met de leverancier in de order zelf staan. Zo zie je later terug wat er is besteld, onder welke voorwaarden en wanneer, ook als de persoon die bestelde er niet meer is.

Bij het ontvangen van goederen werkt Uniconta de voorraad direct bij. Je hoeft de voorraad dus niet apart bij te werken nadat de pakbon is gecontroleerd. Dat sluit aan op voorraadbeheer, omdat de ontvangst en de voorraad dezelfde gegevens gebruiken.

Voor leveranciersbeheer biedt Uniconta een paar praktische dingen. De naam en het adres van een leverancier worden gevalideerd via VIES, het Europese systeem voor btw-nummers. Je kunt onbeperkt contactpersonen per leverancier vastleggen. Leveranciersnummers volgen automatisch een nummerreeks. En je zoekt in de inkoop op artikelnummer, omschrijving, categorie en leverancier.