Wat is crediteurenbeheer?

Een groothandel krijgt dagelijks facturen van fabrikanten, transporteurs en leveranciers van kantoorartikelen. Crediteurenbeheer is de route die elke inkoopfactuur aflegt: binnenkomst, controle, goedkeuring, boeking en betaling.

Het gaat om meer dan betalen. Je controleert of je hebt besteld en ontvangen wat op de factuur staat. Bij bedrijven met een magazijn vergelijk je factuur, bestelling en goederenontvangst. Je legt vast wie goedkeurt en je bewaakt de betalingstermijn, zodat je een eventuele korting voor snelle betaling niet misloopt en ook niet te laat betaalt.

De lijst van openstaande facturen is ook je overzicht van wat je schuldig bent. Dat is belangrijk voor je liquiditeit. Wie weet wat er in de komende periode moet worden betaald, kan zijn geld plannen en komt niet voor verrassingen te staan.

Als een betaling is gedaan, koppel je die aan de juiste factuur. Dat heet afletteren. Doe je dat niet, dan staat een betaalde factuur nog open of wordt een factuur twee keer betaald. Een bankkoppeling kan het inlezen van de afschriften versnellen.

Wat gaat er mis? Facturen blijven liggen op een bureau of in een mailbox, leveranciers bellen om hun geld, of je betaalt dubbel omdat een factuur twee keer binnenkwam. Controleer ook de bankgegevens van een nieuwe leverancier voordat je betaalt, en wees alert op berichten waarin een rekeningnummer ineens is gewijzigd. Dat is een bekende vorm van fraude. Bel bij twijfel de leverancier op een nummer dat je al kent, en niet op het nummer uit het bericht. Leg ook vast wie facturen mag goedkeuren en wie mag betalen, zodat die taken niet bij één persoon liggen.