Wat is afletteren?

Een klant maakt een bedrag over naar je rekening, met alleen een factuurnummer in de omschrijving. Jij ziet de betaling bij de bank, de boekhouding ziet nog een openstaande factuur. Pas als je de betaling en de factuur aan elkaar koppelt, is de factuur gesloten. Dat is afletteren, en het geldt net zo goed voor de facturen die je zelf moet betalen.

Het is eenvoudig als één betaling bij één verkoopfactuur hoort. In de praktijk betaalt een klant soms twee facturen in één keer, betaalt hij maar een deel, trekt hij een korting of een creditnota af of vergeet hij het factuurnummer. Dan moet iemand uitzoeken welke posten bij elkaar horen.

Zonder goed afletteren krijg je een verkeerd beeld. Klanten lijken te laat te betalen terwijl ze al betaald hebben en een aanmaning gaat naar iemand die niets schuldig is. Aan de leverancierskant loop je het risico een factuur twee keer te betalen. Ook de saldi in je debiteurenbeheer en crediteurenbeheer kloppen dan niet.

Wie bankafschriften met de hand naloopt, is daar veel tijd aan kwijt. Een bankkoppeling leest de transacties automatisch in. Een deel van de koppelingen kan dan vanzelf, en jij hoeft alleen de uitzonderingen op te lossen. Dat scheelt vooral als je veel kleine betalingen hebt.

Spreek een vaste werkwijze af voor betalingen die je niet kunt plaatsen. Laat ze niet maandenlang op een tussenrekening staan, want dan wordt het steeds lastiger om de herkomst terug te vinden. Vraag klanten bovendien het factuurnummer in de betaalomschrijving te zetten. Dat maakt de koppeling in de meeste gevallen eenvoudig.