Debiteurenbeheer en incasso inrichten in Uniconta

Het begint bij de verkoopfactuur. Daarop staat de betalingstermijn die je met de klant hebt afgesproken en, als je dat wilt, een korting voor wie snel betaalt. Een groothandel met vaste afnemers heeft meestal een paar standaardafspraken, een dienstverlener met losse opdrachten per klant een eigen afspraak. Hoe consequent je die afspraken vastlegt, bepaalt later hoeveel werk de incasso geeft. Wie facturen liever digitaal verstuurt, kijkt ook naar e-facturatie, zodat de factuur direct in het systeem van de klant landt.

Daarna komt het geld binnen. Elke betaling moet bij de juiste factuur terechtkomen, en dat heet afletteren. Een klant betaalt soms twee facturen in één keer, soms maar een deel, en soms is er een creditnota die ervan af moet. Pas als dat klopt, is het overzicht van openstaande posten betrouwbaar.

Wat na de vervaldatum nog openstaat, krijgt een vast traject. Eerst een vriendelijke herinnering van de factuur, daarna een aanmaning en bij hardnekkige gevallen een telefoontje of een kredietcontrole voordat je opnieuw levert. Bedrijven met terugkerende klanten kiezen vaak voor een automatische incasso, waarbij de klant vooraf toestemming geeft en jij het bedrag zelf int. Dat vermindert achterstanden, maar vraagt wel om een goed bijgehouden mandaat en om aandacht voor incasso's die door de bank worden teruggeboekt.

Ook de bijzondere gevallen horen in het proces. Een klant die betwist dat de levering klopt, een creditnota die nog gemaakt moet worden, een klant die in gesprek is over een betalingsregeling. Zulke dossiers laat je bewust buiten de standaardherinneringen, anders krijgt een tevreden klant een aanmaning terwijl jullie nog in overleg zijn. In een klein team helpt het als één persoon eigenaar is van de lijst met openstaande posten en iedereen weet bij wie hij moet zijn.

Aan de kant van de crediteuren speelt de betalingstermijn net zo goed. Dezelfde logica die je op klanten toepast, gebruik je bij leveranciers. Wanneer moet je betalen om een korting te halen, en wanneer kun je het geld beter nog even houden? Wie debiteuren en crediteuren naast elkaar ziet, ziet ook hoe de eigen geldpositie zich ontwikkelt.

Tot slot kijkt de eigenaar of financieel medewerker regelmatig naar de ouderdom van de openstaande posten. Hoe langer een factuur openstaat, hoe kleiner de kans dat hij nog volledig wordt betaald. Dat overzicht hoort in het wekelijkse ritme, niet pas bij de maandafsluiting.

Uniconta is cloud-gebaseerde ERP- en boekhoudsoftware. Voor debiteuren stuurt het automatische betalingsherinneringen en aanmaningen, in de valuta van de klant, en het onthoudt welke aanmaningscode een klant eerder kreeg. Ook kredietcontrole komt in de debiteurenmodule terug. Betalingstermijnen kun je voor debiteuren en crediteuren vastleggen, inclusief een kortingsregeling voor snelle betaling.

Voor automatische incasso ondersteunt Uniconta SEPA Core en SEPA B2B. Mandaten registreer je in Uniconta, het programma maakt de incassobestanden voor de bank en teruggeboekte incasso's kunnen worden verwerkt. Voor een SEPA-incasso is een mandaat nodig, heeft de klant een IBAN nodig en moet de klant vooraf op de hoogte zijn gebracht. De bankkoppeling leest meerdere keren per dag banktransacties in en stemt ze automatisch af op de administratie.

Twee dingen noemen we hier niet als functie, omdat we ze niet bevestigd hebben. Rente over te late betaling beschrijven we niet als onderdeel van Uniconta, en dat een mislukte incasso vanzelf een herinnering oplevert evenmin. Wil je dat in je werkwijze, dan bespreken we vooraf hoe je dat afhandelt.