Wat is een IBAN?

Een groothandel krijgt een nieuwe klant uit Duitsland en een nieuwe leverancier uit Nederland. Allebei betalen of worden betaald op een rekening, en voor allebei geldt hetzelfde internationale nummerformaat. Dat maakt betalen binnen Europa een stuk eenvoudiger dan met losse nationale nummers.

In de administratie staat het rekeningnummer op de relatie: bij de klant om te weten waar de betaling vandaan komt of een incasso heen moet, bij de leverancier om de betaling juist te doen. Staat het fout of ontbreekt het, dan zoekt iemand later uit waar een betaling bij hoort.

Wat gaat er mis? Een nummer wordt overgetypt met een tikfout, en de betaling gaat naar de verkeerde rekening of wordt geweigerd. Of een leverancier meldt een nieuw rekeningnummer per mail, en niemand controleert of dat bericht wel echt van hem komt. Dat laatste is een bekende vorm van fraude, dus controleer wijzigingen altijd langs een tweede kanaal, bijvoorbeeld telefonisch.

Een goed gevulde relatiekaart helpt ook bij het matchen van betalingen. Als een betaling binnenkomt via de bankkoppeling, kan de software de afzender herkennen aan het rekeningnummer en de betaling sneller afletteren tegen de juiste factuur.

Let er daarom op dat het nummer op één plek staat, dat wijzigingen door een tweede persoon worden gecontroleerd, en dat je klant zijn rekeningnummer ook echt zelf doorgeeft. Welke controles passen bij jouw bedrijf, bespreek je met je boekhouder. Een rekeningnummer dat jaren geleden is ingevoerd, kan inmiddels verouderd zijn. Controleer bij een nieuwe relatie dus meteen de gegevens, en laat een klant die niet meer betaalt vanaf het oude nummer één keer bevestigen waar de betalingen nu vandaan komen.