Liquiditeitsbegroting en cashflow in je administratie

Een liquiditeitsbegroting is een overzicht per week of maandelijks, met bovenaan het banksaldo van nu, daaronder wat je verwacht te ontvangen, daaronder wat je verwacht te betalen, en onderaan het saldo aan het einde van de periode. Is dat saldo ergens negatief, dan weet je in welke week je moet bijsturen, voordat de bank het doet.

De ontvangsten komen uit je openstaande verkoopfacturen. Je kijkt niet naar de factuurdatum maar naar wanneer de klant naar verwachting echt betaalt, en dat is bij sommige klanten later dan de afgesproken betalingstermijn. Daarbij komt verwachte nieuwe omzet uit orders die nog niet zijn gefactureerd en eventuele subsidies of leningen die je ontvangt.

De uitgaven komen uit de openstaande inkoopfacturen op hun vervaldatum, aangevuld met de vaste lasten. Denk aan salarissen, huur, verzekeringen, de btw-aangifte, belastingen en aflossingen. Een groothandel vult daar de grote inkooporders bij aan, een dienstverlener vooral de loonkosten, en een kleine producent de inkoop van grondstoffen.

Veel bedrijven maken naast de verwachte versie ook een voorzichtige variant, waarin grote klanten later betalen en een geplande investering gewoon doorgaat. Zo zie je vooraf hoeveel ruimte je hebt voordat je een lening of een uitstel nodig hebt, en kun je met de bank praten voordat het knelt. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een overzicht dat je tijdens een korte koffiepauze kunt bijwerken, wordt vaker gebruikt dan een model dat niemand durft aan te raken.

De waarde zit in het bijhouden. Een begroting die je eenmaal per jaar maakt, helpt weinig. Mkb-bedrijven die er baat bij hebben, werken hem wekelijks bij met de werkelijke bankmutaties en schuiven de verwachting door. Dan zie je ook snel welke klanten structureel later betalen dan gedacht, en kun je die klanten gericht aanspreken in plaats van iedereen even streng te herinneren.

Uniconta is cloud-gebaseerde ERP- en boekhoudsoftware. Bevestigd zijn drie hulpmiddelen. Ten eerste de kasstroomoverzichten, die bij de financiële rapportages horen. Ten tweede budgetten, die je vastlegt per grootboekrekening, per periode en per dimensie, met een vergelijking van werkelijk en budget. Ten derde de KPI Liquiditeit op het standaarddashboard, waarvoor rekeningen aan het juiste rekeningtype gekoppeld moeten zijn.

Wat we niet bevestigd hebben, is een liquiditeitsprognose als aparte functie. We beschrijven Uniconta dus niet als programma dat zelf een liquiditeitsbegroting voor de komende weken opstelt. De kasstroomoverzichten laten zien wat er is gebeurd en de budgetten leggen vast wat je verwacht, maar de verwachte ontvangsten en betalingen per week vul je zelf in. De budgetten zijn vooral nuttig om afwijkingen te verklaren. Zijn de inkoopkosten hoger, is de omzet lager, of kwam er een kostenpost die je niet had voorzien? Omdat budget en werkelijkheid per rekening, periode en dimensie naast elkaar staan, beantwoord je die vraag zonder eerst cijfers uit meerdere lijsten te halen.

Daar richten we het rondom in. We zorgen dat de rekeningen en dimensies zo zijn opgezet dat kasstroom, budget en dashboard iets zeggen, en dat de bankkoppeling actuele mutaties aanlevert. Hoe je de weekbegroting daarnaast opbouwt en bijhoudt, leggen we met je vast. Voor het bijwerken van de cijfers aan het einde van de periode heb je de maandafsluiting, en voor de uitkomst de winst- en verliesrekening.