Wat is een kolommenbalans?

Het is eind van de maand en de directeur van een groothandel vraagt of de cijfers kloppen. Je wilt niet elke boeking nalopen, maar wel snel zien of er iets grofs mis is. Dan is de kolommenbalans handig: alle rekeningen uit het grootboek in één lijst, met kolommen voor wat er aan de debetkant en wat er aan de creditkant is geboekt, en het saldo. In het dagelijks taalgebruik hoor je ook proefbalans.

De kracht zit in de eenvoud. Omdat elke boeking uit twee kanten bestaat, moeten de totale debetbedragen en de totale creditbedragen aan elkaar gelijk zijn. Is dat niet zo, dan is er ergens iets scheefgegaan, bijvoorbeeld een onvolledige boeking. Is het wel zo, dan weet je nog niet zeker dat alles goed is, maar de basis staat.

Wat gaat er mis zonder? Fouten blijven verborgen tot de accountant of een bank ernaar vraagt. Een rekening die een vreemd negatief saldo heeft, een tussenrekening die nooit leeg gaat of een kostenpost die plotseling verdubbelt: in de lijst springen ze eruit, in losse rapporten niet.

Let op wat je met de lijst doet. Loop hem door op saldi die niet logisch zijn. Vergelijk hem met de vorige periode. En bewaar hem bij de maandafsluiting, zodat je later kunt zien hoe de cijfers er toen uitzagen.

De kolommenbalans is ook de brug naar de rapporten. Uit dezelfde saldi stel je de winst- en verliesrekening en de balans samen. Eerst de lijst controleren, dan pas de rapporten delen, voorkomt dat je later cijfers moet terugnemen.