Wat is e-facturatie (UBL)?

Stel dat je een groothandel hebt. Elke week komen er inkoopfacturen binnen als PDF in de mailbox, en iemand typt de gegevens over in het boekhoudpakket. Bij e-facturatie zit de informatie in het bestand zelf, zodat de software de factuur kan inlezen zonder dat iemand iets hoeft over te nemen.

Het gangbare bestandsformaat is UBL, een gestructureerd bestand met onder meer de relatie, de factuurregels, de bedragen en de btw. PEPPOL is het netwerk waarlangs zulke bestanden tussen leveranciers en afnemers reizen, een beetje als een gezamenlijk postnet voor facturen. Je hoeft niet te weten hoe het bestand eruitziet. Het gaat erom dat jouw software en die van je klant of leverancier dezelfde taal spreken.

Zonder gestructureerde facturen blijft de handmatige route bestaan: overtypen, fouten in bedragen of rekeningnummers, en facturen die blijven liggen omdat niemand weet wie ze moet goedkeuren. Ook je eigen verkoopfactuur kost tijd als je elke klant een PDF mailt en daarna moet nabellen of hij is aangekomen. Bij de inkoopfactuur komt daar de controle op de bestelling bij.

Waar let je op? Ten eerste op wie van jouw klanten of leveranciers een gestructureerd formaat vraagt, want dat verschilt per partij en per sector. Ten tweede op of je software het formaat ondersteunt voor de landen waar je mee werkt, niet alleen in het algemeen. Ten derde op de inhoud: een bestand dat automatisch wordt ingelezen, neemt een fout in de factuur ook automatisch over.

In magazijn en logistiek hoor je daarnaast EDI, de oudere manier om orders en leverberichten tussen bedrijven uit te wisselen. E-facturatie is de factuurkant van hetzelfde idee. Welke eisen precies voor jouw bedrijf gelden, bevestig je met je boekhouder of accountant.