Contractbeheer en abonnementen beheren

Contractbeheer is het bijhouden van afspraken die over een langere periode lopen. Per contract wil je weten wie de klant is, wat er is afgesproken, wat het per periode kost, wanneer het begint, wanneer de volgende factuur komt en wanneer het eindigt. Bij een dienstverlener is dat een servicecontract. Bij een groothandel is het een leveringsafspraak met vaste afname. Bij een softwareleverancier is het een abonnement.

De kern van abonnementsbeheer is dat het factureren zichzelf herhaalt. Je legt de afspraak eenmalig vast, en daarna volgen de terugkerende facturen volgens het afgesproken ritme, zonder dat iemand telkens een nieuwe factuur hoeft aan te maken. Je behoudt controle door te kijken wanneer de volgende factuur komt, en door op tijd te beslissen over verlenging of beëindiging.

Het contract zelf, met voorwaarden, looptijd en opzegtermijn, hoort in de meeste kleine bedrijven niet in de boekhouding maar in een document of in je CRM. De administratie bewaakt vooral het financiële deel: wat factureer je, wanneer en aan wie. Wil je daarnaast de verlengingen, de opzegtermijnen en de afspraken inhoudelijk bewaken, dan gebeurt dat meestal buiten het ERP.

Een voorbeeld. Een dienstverlener heeft een tiental klanten met een servicecontract, elk met een eigen vast bedrag per periode. In plaats van elke periode tien facturen met de hand te maken, legt hij elk contract eenmalig vast als herhalende afspraak. De vraag verschuift dan van hoe maak ik de factuur naar klopt het contract nog. Dat laatste is een vraag die je een paar keer per jaar stelt, niet bij elke factuurronde. Zo houd je tijd over voor het gesprek met de klant, en voor het werk waarvoor de klant je eigenlijk heeft ingehuurd.

Let bij het opzetten op drie dingen. Leg per klant vast wat de periode en de einddatum zijn. Bepaal wie verantwoordelijk is voor het herzien van tarieven. En spreek af hoe je omgaat met een klant die halverwege een periode opzegt of wijzigt, want dat is het moment waarop herhalende facturering de meeste fouten oplevert.

Een aparte module voor contractbeheer beschrijven we niet. Wat Uniconta wel heeft, is terugkerende facturering op verkooporders. Je kunt abonnementen op een verkooporder vastleggen, waarna ze automatisch worden gefactureerd. Voor meerdere klanten tegelijk kun je bulkfacturering gebruiken. Daarvoor werkt Uniconta met herhalende orders, met velden voor de herhaling, de volgende factuur en de einddatum van het abonnement.

Concreet betekent dit dat je een abonnement kunt beheren als een herhalende verkooporder: je ziet wanneer de verkoopfactuur volgt en wanneer het abonnement afloopt. Een creditnota maak je uit een geboekte factuur. Wat wij niet bevestigd hebben en dus niet beloven, zijn contractdocumenten, indexering van tarieven en signalen voor verlengingen.

Aan de inkoopkant kent Uniconta ook terugkerende inkooporders voor abonnementen en servicecontracten, zodat je je eigen doorlopende kosten op dezelfde manier kunt bijhouden, zie inkoopbeheer. Heb je contracten waarvoor je meer nodig hebt dan een herhalende order, dan stemmen we vooraf af wat daarvoor past.