Voorraadbeheer en voorraadwaardering

Voorraad verandert door drie dingen: wat je ontvangt, wat je levert en wat je zelf muteert, bijvoorbeeld bij een verplaatsing, een afkeuring of een correctie. Een groothandel heeft daar dagelijks honderden van. Een kleine producent heeft er minder, maar elk daarvan raakt ook grondstoffen en halffabricaten. Het voorraadbeheer klopt als elke beweging op het moment dat ze plaatsvindt in de administratie staat, met het juiste artikelnummer en de juiste locatie.

De voorraadwaarde is het aantal maal de waarderingsprijs, opgeteld over alle artikelen. De voorraadwaardering is de methode waarmee je die prijs bepaalt, en die methode bepaalt dus de waarde op je balans en de kostprijs van wat je verkoopt. Bij de FIFO methode gaat de oudste inkoop als eerste uit de voorraad, dus je waardeert de rest tegen de recentste inkoopprijzen. Bij een gemiddelde prijs rekent het systeem met het gewogen gemiddelde van wat je hebt gekocht. Bij een vaste prijs hanteer je een norm, en verschillen met de werkelijke inkoop boek je apart.

Welke methode past, hangt af van je product en je prijsverloop. Verandert de inkoopprijs weinig, dan zijn de verschillen klein. Schommelen de prijzen sterk, dan telt de keuze mee voor je resultaat. Belangrijk is dat je de methode consequent toepast en dat je accountant weet welke het is.

Een voorbeeld. Een groothandel koopt een artikel in drie partijen tegen drie verschillende prijzen. Verkoop je er twee, dan is de vraag welke inkoopprijs je aan die twee toerekent. Het antwoord bepaalt je marge op die verkoop en de waarde van wat er nog ligt. Dezelfde voorraad kan dus op twee manieren worden gewaardeerd, zonder dat er iets aan de goederen verandert. Daarom hoort de keuze van de methode thuis in de afspraken met je accountant, niet alleen in de instellingen van het systeem.

Tot slot is er het tellen. De administratie zegt wat er hoort te liggen, de voorraadtelling laat zien wat er ligt. Het verschil is een signaal: iets is niet geboekt, iets is zoekgeraakt of er zit een fout in een aantal.

In Uniconta wordt de voorraad bijgewerkt bij ontvangsten, leveringen en mutaties. Voor de waardering kies je tussen FIFO, een gemiddelde prijs en een vaste prijs. Je kunt met meerdere locaties werken en voorraad tussen locaties overboeken. Serienummers en batchnummers kunnen worden bijgehouden, en EAN-nummers staan in de centrale artikelgegevens.

Voor het tellen heeft Uniconta een tellijst. Daarin voer je de getelde aantallen in en zie je het verschil met de administratie. Dat resultaat kun je overzetten naar een concept, en de lijst kun je exporteren en importeren als CSV. Zo is een voorraadtelling een vaste handeling in plaats van een los spreadsheet.

Wat Uniconta niet als functie noemt, is een analyse van langzaam bewegende of incourante voorraad. Dat blijft dus een handeling van jou en je accountant: bekijk de oudste artikelen, bepaal wat je er nog mee doet en neem zo nodig een afwaardering. Wat het standaardpakket precies omvat, stemmen we vooraf af.