PIM systeem of ERP: productinformatie beheren

Product information management is het centraal vastleggen en onderhouden van alles wat je over een artikel weet. Denk aan het artikelnummer, de omschrijving, de afmetingen, de kleur, de maat, foto's, de EAN en de teksten die een klant te zien krijgt. Voor een mkb-bedrijf met een paar tientallen artikelen is dat een lijstje. Voor een groothandel met duizenden artikelen en meerdere verkoopkanalen is het artikelbeheer een vak apart.

Er zijn eigenlijk twee soorten productinformatie. De eerste is de basis die je administratie nodig heeft: artikelnummer, omschrijving, eenheid, kostprijs, voorraadlocatie, btw-code. Die gebruik je bij elke offerte, order, inkoop en factuur. De tweede is de commerciële inhoud: uitgebreide beschrijvingen, meerdere afbeeldingen, kenmerken per categorie, vertalingen en teksten per verkoopkanaal. Die heeft vooral je webshop of je verkoper nodig.

Zolang je weinig artikelen en één kanaal hebt, kan beide in dezelfde bron. Wordt het ingewikkelder, dan wordt de vraag waar de waarheid ligt. Past een afbeelding of kenmerk nog in het artikelbeheer van je ERP, of hoort het in een apart systeem voor productinformatie? Dat is geen vraag met één antwoord. Het hangt af van hoeveel artikelen je hebt, hoeveel kanalen je bedient en hoe vaak de informatie wijzigt.

Laten we eerlijk zijn over wat Uniconta is. Uniconta is een ERP; als PIM systeem beschrijven we het niet. Het bewaart de artikelstamgegevens die je administratie nodig heeft. Daarvan zijn bevestigd: artikelnummers en EAN-nummers in de centrale artikelgegevens, een afbeelding die je aan een artikel kunt koppelen en varianten. Per artikel zijn maximaal vijf varianten mogelijk, bijvoorbeeld maat en kleur. Je kunt standaardvarianten instellen en elke variant krijgt een eigen EAN en een eigen kostprijs.

Wat we niet bevestigd hebben en dus niet beweren, zijn artikelkenmerken, verkoopkanalen en een aparte PIM-module in Uniconta. Heb je rijkere productinhoud nodig die je over meerdere kanalen verspreidt, bijvoorbeeld uitgebreide teksten, vertalingen of wisselende kenmerken per kanaal, dan is dat iets wat we vooraf met je afstemmen. We zoeken dan samen uit wat in Uniconta blijft en wat in een apart systeem hoort, zodat je later niet voor verrassingen komt te staan.

Een praktische vuistregel. De gegevens die je voor orders, inkoop, voorraad en facturen nodig hebt, houd je in het ERP. Wat alleen voor presentatie aan klanten dient, kan buiten het ERP leven, zolang artikelnummer en EAN de verbinding vormen. Gaat het om een webshop, dan helpen wij je kiezen en leveren we de koppeling met Uniconta. De webshop zelf vormgeven of bouwen valt buiten ons werk.

Denk ook na over wie de gegevens bijhoudt. Een artikel dat in de webshop verandert, moet ook in de administratie kloppen, en andersom. Spreek af welke kant de bron is voor welk gegeven. Vaak is de administratie de bron voor artikelnummer, EAN en kostprijs, en de presentatielaag de bron voor teksten en beelden. Zo voorkom je dat twee mensen hetzelfde artikel op twee plekken verschillend aanpassen. Zonder zo'n afspraak helpt geen enkel systeem, hoe uitgebreid ook.