Wat is een pro forma factuur?

Een groothandel krijgt een bestelling van een nieuwe klant die liever vooruitbetaalt. Of een kleine producent stuurt een monster naar het buitenland en de douane wil de waarde zien. In beide gevallen heb je een document nodig dat eruitziet als een factuur, maar nog geen echte rekening is. Dat is de pro forma factuur.

Het verschil met een offerte is subtiel. Een offerte is een aanbod: de klant kan nog nee zeggen. Een pro forma factuur gebruik je als de afspraak er al ligt en de klant een rekening nodig heeft om iets te kunnen regelen, zoals een betaling of een vergunning. Ze laat dus zien wat er zal worden gefactureerd.

Belangrijk is dat een pro forma factuur geen boekhoudkundig bewijsstuk is. Ze maakt geen vordering aan, ze hoort niet in je omzet en je gebruikt haar niet voor de btw. Pas als je levert of de betaling is ontvangen, volgt de echte verkoopfactuur. Zet duidelijk op het document dat het om een pro forma factuur gaat, zodat niemand haar voor een echte rekening aanziet.

Bij handel met het buitenland, ook binnen de EU, vragen vervoerders en douane vaak om zo'n document met de waarde van de goederen. Wat ze precies willen zien, verschilt per land en per zending. Informeer bij de vervoerder of je boekhouder, en kijk ook naar de regels voor intracommunautaire leveringen.

Wat gaat er mis? Een pro forma factuur krijgt een nummer uit dezelfde reeks als de echte facturen, waardoor gaten of dubbelingen ontstaan. Of de klant betaalt op de pro forma en de echte factuur volgt niet, waardoor de betaling niet netjes is af te letteren. Gebruik daarom een aparte nummering of aanduiding.