Wat is een intracommunautaire levering?

Een groothandel verstuurt een pallet naar een zakelijke klant in Frankrijk. Dat is geen gewone binnenlandse verkoop: de goederen verlaten Nederland en de klant is een ondernemer in een ander EU-land. Voor zulke verkopen gelden eigen regels voor de btw, die vaak neerkomen op een andere behandeling op de factuur.

Het gaat er in de kern om dat je kunt aantonen dat het om een zakelijke klant gaat en dat de goederen daadwerkelijk zijn vervoerd. Denk aan het btw-nummer van de klant, de verkoopfactuur met de juiste vermeldingen en een bewijs van vervoer, zoals een vrachtbrief.

Wat gaat er mis? Het btw-nummer van de klant blijkt niet te kloppen, het bewijs van vervoer ontbreekt, of de factuur is met de gewone btw gemaakt. Dan kan achteraf gevraagd worden de btw alsnog af te dragen. Ook de ICP-opgave en de btw-aangifte zijn dan niet in orde.

Let op: valideer het btw-nummer van een nieuwe klant voordat je de eerste factuur verstuurt, gebruik een vaste btw-code voor deze verkopen en bewaar het vervoersbewijs bij de factuur. Hoe verlegging van btw werkt, staat bij btw verlegd.

Of een bepaalde verkoop echt onder deze regels valt, bevestigt je boekhouder of accountant. Diensten en driehoekszaken hebben bovendien hun eigen regels. Voor een groothandel die regelmatig naar dezelfde klanten in andere landen levert, is het handig om de gegevens van die klanten, zoals het btw-nummer en het afleveradres, vast op de relatiekaart te hebben. Dan hoeft niemand ze bij elke order opnieuw op te zoeken. Dat scheelt tijd en voorkomt typefouten.