Consolidatie en intercompany voor een groep bedrijven

Veel mkb-ondernemers hebben na verloop van tijd meerdere bedrijven. Een holding met een werkmaatschappij, een handelsbedrijf met een apart bedrijf voor het vastgoed, of twee vestigingen in verschillende landen. Elk bedrijf heeft eigen administratie, maar de eigenaar, bank en accountant willen het totaalbeeld.

Consolidatie is het samenvoegen van de cijfers van die bedrijven tot een overzicht van de groep. Daarvoor moeten de grootboekrekeningen van de bedrijven vergelijkbaar zijn. Als het ene bedrijf kosten op een andere rekening boekt dan het andere, moet je ze eerst op één lijn brengen. Bedrijven in verschillende valuta rekenen bovendien om naar een groepsvaluta.

Intercompany betekent dat de bedrijven in de groep zaken met elkaar doen. De ene vennootschap factureert de andere voor diensten, levert goederen of leent geld uit. Bij consolideren haal je die onderlinge posten weg, want een omzet van het ene bedrijf aan het andere is voor de groep geen omzet. Dat heet elimineren, en het vraagt dat beide kanten van de boeking op elkaar aansluiten.

Praktisch begint het met afspraken, niet met software. Welke rekeningen betekenen in elk bedrijf hetzelfde? In welke valuta rapporteert de groep? Wie boekt de onderlinge factuur en wanneer? Wie die vragen vooraf beantwoordt, houdt aan het einde van het jaar een overzicht dat in een keer klopt. Wie ze overslaat, ontdekt de verschillen pas als de accountant ernaar vraagt. Bij een kleine groep van twee of drie bedrijven is dat nog te overzien, maar elk extra bedrijf maakt de handmatige route zwaarder.

Een fiscale eenheid is iets anders. Dat is een fiscaal begrip in Nederland, waarbij bedrijven die aan voorwaarden voldoen voor bijvoorbeeld de btw of de vennootschapsbelasting als één belastingplichtige worden gezien. Je vraagt het aan bij de Belastingdienst en het heeft gevolgen voor hoe je factureert en aangifte doet. Of het voor jouw groep past, bespreek je met je accountant of een belastingspecialist. Een geconsolideerde jaarrekening is weer een ander ding, namelijk een wettelijk document dat je accountant opstelt.

Uniconta is cloud-gebaseerde ERP- en boekhoudsoftware. Voor groepen is het volgende bevestigd. Geconsolideerde overzichten staan tussen de financiële rapportages. Bij elke grootboekrekening kun je een consolidatierekeningnummer vastleggen om bedrijven in één overzicht te vergelijken en samen te voegen. In de bedrijfsinstellingen staat een groepsvaluta. De dashboardontwerper kan gegevens van meerdere bedrijven samenvoegen en documenten kunnen tussen administraties worden verplaatst. Daarmee kun je per bedrijf blijven werken en toch het geheel bekijken.

Wat we niet bevestigd hebben, noemen we hier niet als functie. We beschrijven geen automatische eliminatie van intercompany-posten of boeking tussen bedrijven als standaardonderdeel van Uniconta, en we beloven geen fiscale eenheid of geconsolideerde jaarrekening als uitkomst. Handel tussen bedrijven in de groep bestaat in het Uniconta-ecosysteem alleen als partner-add-on en hoort niet bij de standaard.

Dat betekent dat de eliminaties en de jaarrekening van de groep in de praktijk bij jouw accountant of administrateur blijven. Wij zorgen aan de Uniconta-kant dat de rekeningschema's en consolidatierekeningnummers zo zijn ingericht dat de overzichten per bedrijf op elkaar aansluiten, zodat de kolommenbalans en de journaalposten van de bedrijven te vergelijken zijn.