Wat is een memoriaal?

Een ontwerpbureau betaalt in januari de verzekering voor het hele jaar. Boek je die rekening in één keer als kosten, dan lijkt januari erg duur en de rest van het jaar goedkoop. Om de cijfers eerlijk te verdelen, maak je een eigen boeking die elke maand een deel als kosten opneemt. Die boeking heeft geen factuur of afschrift als bron en heet een memoriaal.

Een memoriaal is dus een gewone journaalpost, maar de aanleiding komt uit je eigen administratie en niet van buiten. Typische voorbeelden zijn de maandelijkse afschrijving van een bedrijfsmiddel, het doorschuiven van vooruitbetaalde kosten, het vormen van een voorziening en het herstellen van een verkeerde boeking.

Wat gaat er mis? Omdat er geen extern document is, is een memoriaal makkelijk te vergeten of onbegrijpelijk achteraf. Bedragen worden bij het uitzoeken niet meer teruggevonden, of er worden dubbele correcties gemaakt. Wie dit slordig doet, krijgt een grootboek waarvan niemand meer weet hoe het zo is geworden.

Let op drie dingen. Schrijf in de omschrijving waarom je de boeking maakt en bewaar de berekening erachter, bijvoorbeeld in een eenvoudig overzicht. Maak terugkerende boekingen volgens een vast schema, zodat ze niet afhangen van wie er toevallig aan denkt. En stem af met je accountant, vooral rond de maandafsluiting, want die zal de memoriaalposten willen controleren.

Een goed gebruikte memoriaal maakt je cijfers betrouwbaarder. Een memoriaal als vluchtroute voor alles wat niet past is het tegenovergestelde. Gebruik hem daarom bewust en niet als gewoonte, en vraag je bij elk bedrag af of een factuur of afschrift eigenlijk de betere bron zou zijn.