Wat is afschrijving?

Stel dat een kleine producent een verpakkingsmachine koopt die jarenlang meegaat. Boek je de hele prijs als kosten in het jaar van aanschaf, dan ziet dat jaar er slecht uit en de jaren erna te mooi. Door af te schrijven spreid je de kosten over de periode waarin je de machine gebruikt. Het resultaat per jaar geeft dan een eerlijker beeld.

Je rekent met een aanschafwaarde, een verwachte gebruiksduur en vaak een restwaarde: wat het bedrijfsmiddel aan het einde nog naar verwachting oplevert. Bij lineair afschrijven is het bedrag elke periode gelijk. Er bestaan ook methoden waarbij je eerst meer en later minder afschrijft. Welke past, hangt af van hoe het bedrijfsmiddel in de praktijk veroudert en van wat de belastingregels toestaan. Stem dat af met je accountant.

Elke afschrijving is een boeking. Aan de ene kant komen er kosten in de winst-en-verliesrekening, aan de andere kant daalt de boekwaarde van het vaste actief op de balans. Veel bedrijven doen dat periodiek, vaak als terugkerende memoriaalboeking, en passen daarmee ook de activa op de balans aan.

Wat gaat er mis? In een losse spreadsheet blijft een verkocht of afgeschreven bedrijfsmiddel soms gewoon doorlopen, of een nieuwe aankoop wordt vergeten. Dan klopt het resultaat niet en wijkt de balans af van de werkelijkheid. Let ook op het verschil tussen de afschrijving in je boeken en die voor de belasting. Die twee hoeven niet gelijk te zijn.

Grond wordt meestal niet afgeschreven, omdat die niet verslijt. Een gebruikt bedrijfsmiddel dat je bijna niet meer gebruikt, kan juist sneller waardeverlies hebben dan in je plan staat. Kijk daarom af en toe of de gebruiksduur nog klopt.