Wat zijn vaste activa?

Een groothandel koopt een nieuwe heftruck, een dienstverlener schaft laptops aan en een kleine producent investeert in een verpakkingsmachine. Zulke aankopen gebruik je langer dan het jaar waarin je ze koopt. Daarom boek je ze niet als gewone kosten, maar neem je ze op als bezittingen die je bedrijf een tijd lang helpen geld te verdienen. Ze horen bij de activa op de balans.

Wat precies als vast actief telt, is deels een keuze van het bedrijf. Veel bedrijven houden een ondergrens aan, zodat een koffiezetapparaat of een doos pennen gewoon als kosten gaat. Laat samen met je boekhouder of accountant vastleggen waar die grens ligt en houd je eraan. Anders worden vergelijkbare aankopen steeds anders behandeld en worden de cijfers moeilijk te vergelijken.

Bij elk vast actief hoort een vaste set gegevens: de aanschafdatum, de aanschafwaarde, de verwachte gebruiksduur en de plek of persoon waar het bij hoort. Zonder dat overzicht weet niemand later nog of die machine bestaat, of de bestelbus al verkocht is of dat een kapotte printer nog op de balans staat. De jaarrekening, de verzekering en de belastingaangifte vragen om dezelfde gegevens.

Over de jaren daalt de boekwaarde van een vast actief door de afschrijving. Verkoop of schrap je het actief, dan haal je het ook uit de administratie en verwerk je het verschil met de boekwaarde als winst of verlies. Dat vergeet men vaak, waardoor de balans te hoog blijft staan en afschrijvingen doorlopen voor iets dat er niet meer is.

Let er ook op dat de aanschafwaarde meer kan zijn dan het bedrag op de factuur. Transport, installatie en inbedrijfstelling horen er vaak bij. Wil je weten welke afdeling de kosten van een machine draagt, koppel dan de afschrijving aan een kostenplaats, zodat de machine bij de juiste afdeling terechtkomt.